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职场中必须知道的转接电话的礼仪

【转接电话】
　　取り次ぎを依頼されたら、社内の誰に取り次げばよいのか確認して復唱します。「○○でございますね。ただいま代わりますので少々お待ちいただけますでしょうか」もしも同姓の社員が複数いる場合は、必ずフルネームで確認するようにします。電話を保留にし、担当者には、どこの誰からの電話なのか、きちんと伝えて回すようにします。この時担当者がすぐ目の前にいても、電話はいったん保留にし、受話器を手で押さえたまま取り次ぐのはやめましょう。

　　如果对方要求转接电话，要重复一遍以确认要转接给公司里的哪一位：“xxx对吗？这就为您转接，请稍等。”如果有多名同姓员工，一定要用全名来确认。电话暂时一放，在告诉负责人是谁来的电话后再转接。即使负责人这时就在眼前，也不要用手捂着话筒直接递过去。

职场支招：转接电话的礼仪" src="http://www.qnr.cn/waiyu/UploadFiles_9196/201009/20100924171213184.jpg" border="0" />

　　【保留时间】
　　電話で受けた質問に答えるときなど、相手をしばらく待たせるときには電話を保留にしますが、この時の時間はせいぜい一分くらいが限度です。こちらでは一分くらいと感じても、待っている側には相当長く感じられます。時間がかかりそうな時は「申し訳ございません。まだ少々時間がかかりそうですので、折り返しこちらからお電話させていただきます」と断って、電話番号と名前を確認していったん電話を切りましょう。</

　　回答电话里提的问题等时候，要让对方等一会儿，这个时候不需要挂电话，但最多可以让对方等一分钟左右。因为即使自己感觉才一分钟，等着的一方却会感到很漫长。如果估计要等的时间较长，就要说“对不起，可能还需要一些时间，我待会儿再打给您。”，然后确认对方的电话号码和姓名后暂时挂断电话。

　　【负责人不在时】
　　担当者が不在の時は「申し訳ございません。あいにく○○は席をはずして（外出して）おります」と伝え、どのくらいで戻るかの目安も伝えます。その上で「お急ぎでしょうか」「こちらからお電話いたしましょうか」「よろしければご用件を承っておきましょうか」などを尋ねます。また、出張中は「○日（○曜日）まで出張しております」休暇中は「本日は休みをいただいております。○日には出社いたします」と伝えます。いずれの場合もいつ戻るのかだけを伝え、何故いないのか、どこに行っているのかなどは説明する必要はありません。

　　负责人不在的时候，要说“对不起，xxx不在（出去了）”，并告知大概多久会回来。然后再问“您着急吗？”“让他再给您打过去吗？”“方便的话，可以告诉我您有什么事吗？”另外，出差途中的话要告知“出差到x日（星期x）”，休息的话则要告知“今天休息，x日来上班”。任何情况都只需要告知什么时候回来，而不需要说明为什么不在，去了哪里，等等。

　　【负责人在打电话时】
　　取り次ぐ相手が電話中の場合、保留にしたままで待たせず、「あいにく、ほかの電話に出ております。いかがいたしましょうか」と尋ねます。
　　そのまま待つと言われた時は「それでは少々お待ちください」かけ直すと言われた時は「かしこまりました。それではお電話があったことを申し伝えます」折り返しの電話がほしい時は「かしこまりました。念のためご連絡先をお願いいたします」と答えます。

　　如果要转接的对象正在打电话，不要让对方一直等，而要询问：“真不巧，他正在接别的电话，我能为您做些什么呢？”
　　对方说要等的话，就说“那请您稍等。”对方说要再打过来的话，就说“好的，那我转告他您打过电话了。”如果对方希望打过去，就回答“好的，那请告诉我您的联系方式吧。”

　　伝言を依頼されたら、メモを用意して用件を聞き取り、ひととおり聞き終わったら復唱して確認します。折り返しや伝言の依頼を受けた時は、相手の社名、所属名、名前はきちんと確認します。また、電話を切る前に自分の名前を名乗り「確かに申し伝えます」と添えます。

　　如果需要转达，要准备好便条，听写事由，听完要重复一遍确认。对方要求打回去或者转告时，要认真确认对方的公司名、部门以及姓名。另外，在挂电话之前要报上自己的名字，并说“一定会转告他”。

　　相手が「待つ」と言った場合は、保留にしたままにせず、簡単なメモなどで担当者に電話が入っている事を伝えましょう。

　　如果对方说要等，也不要让对方干等着，用简单的便条等告知负责人有电话进来了。

　　【负责人在开会、接待客人时】
　　担当者が接客中や会議中のときには、基本的には電話は取り次ぎません。
　　「あいにく会議中（接客中）ですが、いかがいたしましょうか」などと伝えます。ただし、急ぎの場合や、担当者から電話があったらつないでほしいと指示があった場合は、メモに「○○社の△△様からお急ぎのお電話が入っております」と書いて手渡し指示を受けます。この時に「お話中失礼します」「会議中失礼します」と断るのを忘れないようにしましょう。

　　如果负责人正在接待客人或者开会，基本上不用转接。
　　告诉对方：“真不巧他正在开会（会客），我能为您做些什么呢？”不过，如果事出紧急，或者负责人有过指示说有电话就告诉他的话，在便条上写“xx公司xx来电话有急事找您”，递过去并接受指示。这样的时候不要忘记要说：“对不起打扰您谈话（开会）了。”

　　【留言条】
　　伝言メモには、電話を受けた日付、時間、相手の社名、所属、名前、伝言を正確に書き、最後に受付者の名前も必ず書くようにします。その上で担当者の机の目立つ場所に置き、本人が戻ったら、口頭でも電話があったことを伝えましょう。

　　留言便条上要正确书写接电话的日期、时间、对方的公司名、部门、姓名、留言，最后接电话的人的名字也一定要写上。然后放到负责人办公桌上显眼的位置，等本人回来以后，再口头告知有电话的事。