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●電話をかけるとき
1.事前準備をしておく。
相手の電話番号、所属部署、役職、氏名を確認する。用件と、話す順序を整理する必要な資料、メモを手元に用意する
2.相手が出たら自分の会社、名前を名乗り、あいさつをする。
取引先など、つき合いのある相手の場合
?初めて電話をする相手の場合
「○○会社の鈴木です。いつもお世話になっております。」
「お忙しいところ失礼いたします。 私、○○会社の鈴木と申します。」
3.呼び出してほしい相手の名前
を告げる
「恐れ入りますが、○○部の山田様はいらっしゃいますか。」
4.呼び出した相手が出たら、再
度名乗ってあいさつをする。
「○○会社の鈴木でございます（です）。いつもお世話になっております。」
5.用件は明確に、要点をおさえて簡潔に話す。
用件が長くなりそうな場合は相手の承諾を得てから話す。
「○○の件ですが。」
「○点あります。まず１点目ですが。」
「今よろしいでしょうか。」
「少々お時間をいただけますでしょうか。」
6.話したい相手が不在の場合、自分がどうしたいかを取り次いだ人に伝える。
「かけ直しますので、電話のあったことをお伝えいただけますか。」
「お戻りになりましたら、お手数ですが折り返しお電話をいただけますでしょうか。」
「伝言をお伝えいただけますか。」
7.伝言を頼んだときは、用件が正しく伝わっているか確認し、相手の名前を聞いておく。
相手が復唱しないときはポイントを要領よく復唱する。
相手が名乗らないとき
「念のため確認させていただきます。」
「失礼ですが、お名前をうかがわせていただけますか。」
8.折り返し電話をもらうときは、電話番号を伝えておくと、相手の手間が省ける。
「念のため電話番号を申し上げます。」
自分の部署名、名前を名乗る。
「確かに申し伝えます。私、○○課の佐藤と申します（が承りました）。」
9.締めくくりのあいさつをする。
「それでは、よろしくお願いいたします。」
電話を切る。
原則として、電話をかけた方が先に切る。
※相手がお客様や目上の方の場合は、相手が切ってから受話器を置く。