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応接室での応対  2

アポイントの取り方

（１）　約束の日時を決める

李　　：次の打ち合わせは、いつにいたしましょうか。

担当者：そちらでご都合のよい日をご指定ください。

李　　：では、○月○日はいかがでしょうか。

担当者：○月○日ですね。・・・（手帳を見る）・・・

　　　　ええ、大丈夫です。その日は二時以降でしたら、社におります。

李　　：では、○月○日の二時におうかがいしたいと思いますが、よろしいでしょうか。

担当者：けっこうです。

（２）　約束の日時を変更する

李　　：あのう、勝手なことを言って、誠に申し訳ないのですが、先日のお約束、日時を変更していただけるとありがたいんですが、・・・。

担当者：なにか不都合でも？

李　　：ええ、実は急に大阪への出張が決まりまして、二、三日東京を留守にすることになってしまったんです。

担当者：そういう事情でしたら、李さんが東京に戻られてから、再度日時を打ち合わせるということにしませんか。

李　　：ありがとうございます。では、東京に戻ってから、再度お電話差し上げます。どうも、ご迷惑を掛けて申し訳ありませんでした。

担当者：いいえ、どういたしまして。

（３）初対面の相手と外で会う場合

担当者：では、○○時に、お約束の場所にまいりますので。

李　　：はい、お待ちしております。あの、李様には初めてお会いしますので、私のことがわかりますように、右手に当社のマーク入りの封筒を持っておきますので。なお、念のため、私の携帯電話の番号もお伝えしておきます。

担当者：はい、ありがとうございます。

李　　：今から電話番号を申し上げます。（×××）の（××××）の（××××）です。

担当者：では、確認させていただきます。（×××）の（××××）の（××××）でよろしいですか。

李　　：はい、では、○○時にお待ちしております。

常套表現と解説

・　そちらでご都合のよい日をご指定ください

　　○月○日はいかがでしょうか

　　○月○日でしたら、○○時以降なら社におりますが

・　先日のお約束、日時を変更していただけるとありがたいんですが

　　勝手なことを言って、誠に申し訳ないのですが

　このアポイントの取り方や変更の仕方は、ほぼマニュアルどおりですから、そのまま覚えればいいでしょう。ビジネスでのアポイントの取り方としては、お客側に日時の決定を任せるのが原則ですが、ビジネスでは日本的な譲り合いは時間のロスとなりますから、相手の都合を聞いた上で、・のように「いつといつならいい」とはっきり自分の希望を伝えた方がいいでしょう。

　なお、アポイントを取り消したり変更するときは、あくまでも・のように丁寧にお詫びの気持ちを込めて話すことが大切です。ただし、できない約束は最初からしないのが鉄則で、何度も取り消しや変更をしていると信用を失ってしまいます。

　（３）では取引先の人が初対面で、外で会う場合の電話での会話例を取り上げましたが、このような場合は必ず服装や目印になるものを詳しく伝えたり、万一の時のために携帯電話の電話番号を伝えておきましょう。なお、大切な取引相手の場合は、更に念を入れて電話で確認したことをファックスで再度送っておくと行った配慮も、ビジネスマンには必要かと思います。

応接室での応対  2